どんな企業ミーティングも、女性のスカートのように、短ければ短いほどいい。実際、多くの企業ミーティングは、シュラウドのように長く無駄なものであり、最大の効果は時間の浪費である。そして、時間は企業にとって最も重要なコストでもある。超大企業や国有企業については、もう言うまでもない。彼らには多くの事務があり、豊富な管理スタッフがいて、専任の会議役人がいる。会議がなければ、失業する人も出てくる。小さな会社の場合、会社全体で100人を超えることはない。大企業も見習って、小さな会議をノンストップで開催しても、それは貴重な時間の浪費である。中小企業の成功の鍵は、常に高い効率性であることを忘れてはならない。あらゆる資源を最大限に活用することである。時間を無駄にするのではなく、従業員にもっと仕事をする時間を与え、もっと仕事をさせることである。
今日は主にミーティングについて話すので、他には広げない。ただ、ミーティングについて話すだけだ。
現在、多くの中小企業は多かれ少なかれ大企業の病にかかっている。人数も少なく、やることも少なく、一人一人が何をしたいのか、毎月どんな目標を達成したいのか、すべて決まっている。そんな単純明快なことは、ただ真剣にやればいいだけで、やはり毎日会議でこのことを繰り返す必要がある。
しかも、上司が独り言のためにいて、下の人間が発言できないのでは、8割がた無駄になってしまう。会議の内容は左耳で聞き、右耳で聞くことになる。民主的な会議であれば、全員が熱心に発言するが、まあ、この会議は少なくとも1時間か2時間はかかるだろう。この会議のコストは非常に高い。
会議時間＋参加者数＋参加者の給与を入れれば、会議にかかった費用が計算できる。このコストを使って会議の効果を評価すれば、今後このような会議を開催するかどうかがわかる。
私の友人に、200人以上の従業員を抱える商社がある。会議の内容は単純明快である。まず、経理担当者が過去1カ月の会社の財務状況を全員に報告する。そして、会社の賞罰制度に従って、超過業績を上げた部門には報酬を与え、業績を完遂できなかった部門には罰を与える。罰金はその場で手渡され、上司は皆と食事に行った。3カ月連続で業務を完遂できない上司に対しては、格下げ。6カ月連続で仕事をこなせない社員には、退職を説得する。平日は会議は一切ない。
各部署が自分たちだけでは解決できない問題を抱えたときだけ、上司がみんなで解決する手助けをする。200平方メートル以上のオフィスでは、通常は事務員しか勤務していないが、商社では全員が営業の最前線を走り、最高の利益を生み出すことができる。誰もが金融危機の話をしているが、それでも毎年数億円の利益を生み出すことができる。会議が少なくても、会社はいい仕事ができると言っているのではない。真実を言っている。効果的な経営に毎日の会議は必要ない。経営の核心は人を管理することであり、人の熱意と自発性を動員することである。企業がこれをうまくやることに失敗することはない。
もっと身近なところでは、まだ会議について話している。
私はその友人と会社の会議の問題についても話し合った。彼によると、かつて会社経営では会議が重要な管理手法として使われていたという。毎日朝礼があり、毎週週次会議があり、毎月大きな会議があった。総括会議だ。会議が多すぎて、会社の従業員は会議をすればするほど混乱して、みんな仕事の仕方がわからなくなった。
私は言った。会議の目的は、社内のコンセンサスを得て、みんなの知恵で会社を発展させることじゃない？
私の友人は、あなたの言う理論は正しいようだが、うまくいかないと言った。まず、会社員は会社の上司とは必ず考え方が違うし、物事に対する認識も同じレベルではない。これは客観的な事実だ。これを避けてはいけない。この問題から逃げる者は、いい会社にはなれない。社員と上司は不平等な関係にあるのだから、上司は常に努力し、やり方を工夫し、社員にやらせなければならない。
労働者とは何か？作業員とは、ただ一歩一歩、物事を進める人のことである。物事をうまくこなすことが、適格な労働者であり、優秀な従業員である。この作業者が、物事をやりながら、より良く物事を行うことができれば、そのような作業者は上司の素材となる。上司が処理できないことを上司が解決できることが多ければ、その上司は遅かれ早かれ独立起業家になるだろう。考えてみれば、上司のような思考と能力を持った労働者は、決して他人のために仕事を見つけることはできない。どんなに困難でも、起業しなければならない！これが上司の思考と労働者の思考の最大の違いである。
うちの会社の従業員で、ボスのポテンシャルを持つ従業員を見つけたら、自社のパートナーのチームに引き込まなければならない。彼を最強の味方にしよう。
では、ボスは何を考えているのか？
ボスは常に冒険心と責任感を持っている。何かを選択する限り、成功しても失敗してもその結果を受け入れる。
では、従業員はどう考えているのか？
従業員思考は常に安定した生活を追求して、あまり責任を負いたくない。従業員思考の人は、リスクのあることを全部引き受けたくない。
だから、この真実を理解すれば、経営はシンプルになる。毎日、あれこれ会議を開く必要はない。あなたの会社が従業員に安定した給与を与え、彼らが今持っている才能を発揮できる場を用意し、より良い将来の展望を与えることさえできれば、従業員はあなたのために良い仕事をしてくれるだろう。
経営者が従業員の前で最もタブー視するのは、会社の重圧を従業員に伝えることだ。社長が解決できないプレッシャーを社員が解決してくれるとでも思っているのだろうか。もし本当にその能力がある社員がいれば、その社員があなたの上司です。もし、そのような能力のある社員がいないのであれば、社員にプレッシャーを与えるのではなく、圧倒してしまうのです。
もちろん、企業に会議が不要だと言っているわけではない。企業の会議は、効率的な会議、有益な会議、現実的な会議でなければならない。
忘れてはならないのは、会議は企業にとって問題解決や指示を出すための集団活動であると同時に、高コストなビジネス活動でもあるということだ。分単位で、参加者の総時間数と時間コストが増加していることを意味し、多くの企業の管理職は会議のスキルを習得しておらず、「会議前の準備なし、会議中のテーマなし、会議後の実行なし、会議への参加なし」である。）\必要なし、時間管理なし、発言範囲なし」の六無現象。会議が企業の最も低効率で、最もコストのかかる運営モードになっているのは、このような企業会議である。
